外貿從業者必知：英文商務郵件格式與細節處理技巧
更新時間：2024-08-22 20:07:10作者：佚名
對于從事外貿工作的人來說，英文郵件是與客戶溝通的主要方式，其重要性不言而喻，所以大家對英文商務郵件的寫作技巧非常感興趣。但在學習郵件寫作技巧之前，我們首先要注意郵件的格式和一些細節，處理好這些可以讓我們的郵件更加完整。下面就是小編為大家總結的英文商務郵件的格式和禮儀，歡迎閱讀！
英文商務電子郵件格式及禮儀1
接受者
1. 盡量不要在“收件人”欄中填寫一堆郵件地址，只寫與郵件內容直接相關的聯系人的郵件地址，其他相關人員的郵件地址可以添加到“抄送”或“密送”中。
2. 可以將與郵件內容沒有直接關系，但又需要了解郵件內容的人加入抄送列表，只抄送需要的人。有些同學習慣性抄送很多相關和不相關的人，這種做法并不可取。
3.如果您不想讓收件人知道您也向其他人發送了郵件，您可以添加“密件抄送”。
4.當需要添加多個收件人或抄送時，一般按位置排序。
電子郵件標題
1. 千萬不要發空白的主題行，這是很不禮貌的。我相信你不會故意這樣做。你可能想先寫郵件，然后再決定主題行，但最后你只是用空白的主題行發送出去。所以你應該養成一個好習慣，先寫主題行。
2、標題應簡潔，體現文章內容或重要性，不宜過長。
3. 標題盡量不要使用特殊符號、長串數字，避免郵件被對方歸入垃圾郵件箱，如無必要，盡量避免使用“緊急”等字眼。
4. 回復某人的郵件時，可以根據需要更改標題，而不必使用一長串的“RE”。
例如，如果你想回復收件人關于 Minion 設計的問題，郵件標題可以簡單描述如下：
RE:小黃人物品的藝術作品
附錄
1. 如果有附件，寫完主題后立即上傳。養成一個好習慣，不要等到郵件結束才上傳，最后可能就忘了。相信很多人都經歷過漏發附件的經歷，發完郵件才發現附件沒有上傳。
2.當郵件有附件時，應在郵件正文中提醒收件人檢查附件。
3、附件個數不宜過多，一般不超過4個好長官英語的英文，如果附件數量較多，可以壓縮成一個文件。
4.若附件內容為特殊格式，應告知收件人如何打開，以免影響其使用。
5、附件過大最好拆分成多封郵件或者通過網盤分享網校頭條，附件過大單封郵件可能會發送失敗或者被攔截。
例如，如果附件的壓縮文件中含有作品的源文件，則需要將其解壓并用Illustrator打開。上傳附件后，您會在郵件中收到以下提醒：
電子郵件內容
1、首先是稱呼：初次聯系時，盡量使用“Dear XXX”作為稱呼。如果不知道姓名只知道頭銜，可以使用“Dear Title”。熟悉之后，也可以使用“Hi XXX”或“Hello XXX”。如果是給群發郵件，可以使用“Dear All”作為稱呼。
2、郵件內容應左對齊，寫在頁面頂部，開頭不留空格。
3. 撰寫正文時，把最重要的事情放在前面，簡單問候后直接進入主題。
4、能用簡單句就不要用復雜句，能用簡單詞就不要用復雜詞。郵件內容要簡潔明了，表達要準確。如非必要，盡量不要寫長郵件，也不要分成很多段落，一般三四段就夠了。
5、如果郵件信息量較大，可以按照重點進行編號，按照12345的段落進行描述，這樣會更加清晰。重要內容可以用“加粗”或者“其他顏色字體”來提醒，但同一封郵件內字體盡量保持一致，字體顏色不宜過多，最好不超過3種。
6、注意措辭，多使用虛擬語氣和委婉語氣。例如：如果……，我會……，你能……這些句型不僅能明確你的立場，而且不會太過僵硬，讓對方更容易接受你的觀點。
7、電子郵件很容易被轉發給他人并成為書面證據，所以郵件內容一定要慎重、客觀，不能不假思索地說話。
8. 在郵件結尾處，應向收信人表示感謝。如果你在郵件開頭已經表達了謝意，可以在結尾處用“再次感謝”或“再次感謝您”來呼應開頭。
9. 在電子郵件結尾處簽名。通常，您可以使用“Best regards, Sincerely”，然后在新行上添加您的姓名。Sincerely 更正式，適合所有場合。
根據以上幾點，這里為您提供一個簡單的模板：
▲ 另外要注意的是：如果你不熟悉收件人，盡量寫全名而不是昵稱。
其他注意事項
1、最好設置一個包含你的全名、公司名稱、公司網站、辦公地址、聯系方式、社交賬號等信息的簽名，以便收件人可以隨時找到。
2. 寫完郵件后，先檢查是否有拼寫錯誤、句子不連貫、表達不明確等好長官英語的英文，確保沒有問題后再發送。
以上就是一封完整的英文郵件應該具備的要素和要點，我們常說細節決定成敗，希望大家能養成良好的習慣，早日寫出完美的郵件。
英文商務電子郵件格式及禮儀2
在電子郵件的開頭，我們一般都會以對方的“頭銜”作為開頭，但要注意，由于收信人的身份和頭銜不同，也應該選擇不同的頭銜，避免給人不禮貌或者過分客氣的感覺！
1. 寫信給朋友或熟悉的同事
您可以使用更口語化的介紹，并添加對方的姓名。
嗨 / 你好 / 嘿 + 名字
例如：
嗨，珍妮，你好，朱迪，嗨，朱庇特
2. 寫信給你的上司或經理
可以在開頭加上“親愛的”，以表示尊重，然后在結尾加上對方的性別或頭銜。
· 親愛的 + 先生/女士/先生姓氏
例如：
親愛的布魯姆先生
· 親愛的 + 女士 / 女士姓氏 / 夫人姓氏
例如：
親愛的奈特莉女士
*注：Ms是Miss的縮寫，可以用來指未婚或已婚女性，而Mrs.只能用來指已婚女性。
親愛的+職位
例如：
尊敬的市場經理
3. 寫信給不特定的人或不知道姓氏時
經常用于申請新工作、聯系廠商、洽談新合作時，不確定對方職稱、性別的時候。
敬啟者
通常在申請新工作或不知道聯系誰時使用。
· 問候
如果您不確定對方的頭銜或性別，您可以先用更正式、禮貌的語氣。
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